خریداران برای خرید های سازمانی در بیشتر شرکت های صنعتی و پروژه های بزرگ که حجم خرید زیاد است کارفرما لیستی شامل تولیدکنندگان و عرضه کنندگان معتبر پذیرفته شده را تهیه می کند تا در صورت نیاز به یک کالا یا خدمات خاص در کوتاه ترین زمان بتواند به آن دست پیدا کند، و همچنین بررسی میگردد که از لحاظ برخی معیارها صلاحیت دارند و مراحل تاییدیه آن سازمان را گذرانده اند که به اصطلاح به این لیست وندورلیست یا AVL (Approved Vendor List) می گویند.
اغلب شرکت های صنعتی با این مفهوم آشناهستند و در برخی از وندورلیست ها نیز عضو می باشند.
نظارت بر خرید پیمانکاران از سوی شرکت کارفرما می باشد، به این صورت پیمانکار متعهد می گردد تنها از میان فهرست تولیدکنندگان و تامین کنندگان کالا و خدمات مورد تائید شرکت کارفرما یا وندورلیست خرید مورد نیاز را انجام دهد.
شرکت های صنعتی تمایل دارند در وندورلیست های مهم قرار بگیرند. و برای قرار گرفتن در این لیست مهم است که شما در کدام حوزه فعالیت می کنید و چه کالا یا خدماتی را می خواهید در بازار عرضه کنید. زیرا فرآیند قرار گرفتن در وندورلیست هر شرکتی با هم متفاوت می باشد.
ثبت نام اولیه برخی از وندورلیست ها به صورت آنلاین، به صورت حضوری، مکاتبه پستی با دبیرخانه، پیگیری اتوماسیونی و برخی دیگر از لیست سازندگان مجاز بدون ثبت نام می باشند که AVL آنها تابع وندورلیست دیگری می باشد.
در مرحله اول تامین کننده باید اطلاعات کاملی به کارفرما ارائه دهد، امکانات و توانمندهای مناسب را در مواردی که مدنظر کارفرماست داشته باشد که این امر بیشتر در بازدیدهای حضوری توسط بازرسان ارزیابی می شود، مانند مساحت انبارها، دستگاه ها و تجهیزات، چارت سازمانی و... .
به هر یک از موارد ذکر شده در ارزیابی نمره ای تعلق می گیرد که در پایان یک نمره نهایی به تامین کننده داده می شود.
که این نمره پایانی سه حالت دارد:
قبول (تایید نهایی و قرار گرفتن تامین کننده در وندورلیست)
مردود ( رد شدن )
مشروط (در برخی از معیارها مشکلاتی وجود دارد که باید برطرف شود و مجددا ارزیابی صورت گیرد.)
وندورلیست ها می بایست به صورت پویا , در حال حذف و اضافه نمودن شرکت ها بر اساس ارزیابی های مستمر باشند، با این وجود بعضی از شرکت ها هر سال اقدام به تنظیم و ویرایش وندورلیست خود می کنند اما شرکت های دیگر در زمان های پراکنده هر جند ماه یک بار یا هر جند سال یکبار و یا بعد از اجرای هر پروژه اقدام به تنظیم لیست سازندگان و تامین کنندگان مجاز می کنند.
نکته مهم در روند قرار گرفتن شرکت ها در وندورلیست ها این است که نباید در این مسیر عجله کنند و با تصمیمات اشتباه روند کار را دچار اختلال کنند.
باید شرایطی ایجاد کنند که توانمندی آنها در مورد توجه بازرسان قرار گیرد.شرایط را از دید کارشناسان مورد بررسی قرار دهند.
مزایای قرار گرفتن در وندورلیست های صنعتی:
امکان افزایش سود به طور قابل توجه
شرکت در مناقصات به شکل خودکار
رفع موانع همکاری با شرکت ها و پروژه های بزرگ
